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生産性の高い会議を生み出すファシリテーション術 3つのポイント

2016.08.03  Wrote by Ryoya Inukai

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会議ってどのくらいの頻度で行っています?

その内どれくらい有効的な会議が開催出来ています?

 

生産的で有意義でこその『会議』。

何をすれば会議は変わるのか

 

今回は会議を有意義なものへと変えるファシリテーションに必要な3ポイントをご紹介いたします。

 

 

 

ファシリテーションとは

  • ファシリテート:容易にする・促進する
  • ファシリテーション:定めたゴールを達成するための活動(会議)を、促進・容易にするための技術

難しい、人には真似の出来ない技術やフレームワークを用いる事はファシリテーションの1つに過ぎません。

基本を抑えるだけでファシリテーション能力は大きく変わってきます。

「促進」「容易」の2つのキーワードを念頭に、大事なポイントを抑えていきましょう!

 

 

 

1.決まった事を確認する

言うまでもなく、会議は何かを決める場所です。

会議の最初や途中に決まった事は時間が経過すると忘れてしまいがちです。

会議の終了前には必ず確認作業を行って下さい。

特に「だれが」「いつまでに」「何をするのか」の確認が重要です。

だらだらと終わりにするのではなく、会議の締めに確認作業をするだけで、

  • 参加者間の認識の違いが無くなる
  • 議決事項、タスクの漏れがなくなる
  • 議決事項の担当者、期限が明確になる

などなどいいことずくめです。

さらに、決まった事を参加者全員にメールすると備忘録にもなるし、やるべき事へのプッシュ効果も増します。

 

 

 

2.会議の終了条件を確認する

会議が有意義に感じる事のないものになる原因として、だらだらと長い会議を行っている事が上げられます。

「何を決めるか」が参加者で共有出来ておらず、無駄な話しが多く、話しが脱線しがちになってしまうためです。

 

「〜についての意見を述べていただきたいのですが」と始めるのではなく、「この会議は〜と言う状態になったら終了です」と会議を始めてみましょう。

そうする事で全員のベクトルが揃い、目的からズレる事無く会議は進行します。

 

 

 

3.意見・論点・議決事項を書き出す

会議を可視化する事で、議論が楽になります。

「たった今」何の話しをしているかを明確にする事は、議論を噛み合わせる上で重要な要素となります。

意見:発言をそのまま書き出す

論点:質問や議題を「問い」として明記する

議決事項:決まった事を「決」として明記する

上記をホワイトボードに書き出してみて下さい。

可視化をする事で意見がスクライブしやすくなります。

 

 

 

まとめ

生涯で会議に費やす時間は「30000時間」と言われています。

ちょっとしたコツを実践するだけで会議は劇的に変わります。

無駄な時間を過ごさないためにも、ちょっぴり変えてみることから始めてみませんか?

優秀なファシリテーターになってみませんか?

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