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なぜ期限を守れないのか？
期限を守ることをほとんどの人は「それは大切なことだ」という認識はあるのではないか。
しかし業務の中では期限や納期を守れない人が一定数いませんか？
「ちょっと立て込んでいて・・・」「急な案件が発生して・・・」
本人も怠けていたわけではなく、一生懸命やっているのに、どうしても期日が守れないということがあるかもしれません。
ではなぜ期日を守れないのでしょうか？
大抵の問題は依頼されている作業の見積もりが甘いということかもしれません。
想定外を事前に見積もる
もし3日後までに資料作成を依頼されたとしたら、3日目に取りかかっては間に合わない可能性があります。そもそも3日目の「どの時点までに」、「どの程度できている必要があるのか」などを依頼者と認識を共有できていないと、実際に作ったところで、依頼者の意図と違うものを作ってしまうという可能性があり、期日が迫っていればそこでアウトになってしまいます。
「いや、欲しいのはそれじゃなくて・・・」
「方向性はいいのだけど、ここも大事なところだから追加しておいて！」
このようなケースは多くあるので、追加のオーダーや修正などの調整する時間も考慮しておくことは大切です。自分が思うより意外と工数がかかったり、作業を進めるうちに違う課題が発生したり、見積もりよりも難しいという、想定外にも対応することができるからです。
これは特に上司と仕事をするときに重要なスタンスだと思います。
どうしたら期限を守れるのか？
先のもし「3日後までに資料作成をお願いしたい」と頼まれた場合、まず依頼された時にまず確認すべきことは以下の点です。
- 何のために必要なのか？資料の精度やどの程度作りこむ必要があるのか？把握します。
- その資料が何に使われるのか？資料作成で重視すべき点が把握できます。顧客に提出する資料なのか、資料を集めたいためなのか、経営層がその資料を必要としているのかなどetc…
上記の2点を把握しておくことにより、どんな資料を作らないといけないのかが正確に分かるので、正確で精度の高い「必要な時間」を算出することができます。
「報連相」では相談が一番大切
これは管理している立場になると理解できることなのですが、細かい情報でも報告があると助かるものです。いちいち管理者が確認しにいかないと「今どんな状況なのか？」「良いのか？悪いのか？」「手立てを打つべきことはないのか？」がわからないというのは管理者を不安にさせます。
もちろん大前提として、日頃から話しやすい関係性の構築や上司の聞く姿勢は大切です。
もし期限がギリギリになるとしても、事前に上司が状況を把握していて「ギリギリになるかもしれない」と聞いているのと、事前の相談がなくギリギリになるのでは、上司の安心感や信頼感が異なります。
そして業務は依頼したものをギリギリにやるのではなく、荒削りの状態でも一度どんな方向性で進んでいるのか報告や相談を細目にしておくなら、もし想定外のことが発生しても、お互いに早めにフォローし合うことができます。
そしてそもそも報告や相談を受けて嫌な管理者はいないのではないかと思います。上司が忙しそうにしていても、しっかり相談や報告ができる人は、結果的に求めらている品質やスピードを達成して、上司やチームからも良い評価をもらえるはずです。
期限を守るメリット
そもそもできる人に仕事が集まるのはなぜでしょうか？
サラリーマンでも結果を残す人、フリーランスでもずっと仕事が続いている人はどんな人でしょうか？
仕事のクオリティが高い、モチベーションが高い、人柄がいい、、、
もちろん基本的なこととしてそういう所も大事だと思いますが、一番の理由は「どんな時も納期を守っている」からではないでしょうか？また総じてそのような人はレスポンスが早く、何かトラブルが起きそうな時、もしくは問題が発生した時にすぐに相談し、進捗を細目に報告してくれる人です。
人は安心・安全を無意識に求める生き物なので、なるべくリスクを避けようと本能的にします。ですから「決められた期限」に常に応えていると、その人に対する信頼が高まり「この人に任せたい」「この人しかお願いできない」という関係性を作ることができます。
大抵はそのような人に仕事は集まるし、新しいチャンスもそのような人に訪れていると思います。
期限を守れないことによる金銭的、体力的なコストについて考えるべきです。本来不要なコストを払うことで、どんなに自分にとってデメリットになるかをよくイメージしておきましょう。
そして前もって期限を守るために、必要なタスクや考慮すべきことを分解しておいた上で、どのくらい時間が必要なのかを考えておきます。
期限を守るために考慮すべきこと
- 誰からのオーダーで何を求められているか？
- どんなクオリティで出すべきか確認する
- 期限を守る上でリスクになることは何か？
- 事前に初稿・納期までのタイムスケジュールを依頼者と詰める
- イレギュラーなことが起きたらすぐ状況と見込みを事実のみ伝える
- 初稿はなるべく早めにドラフト状態で良いので共有する
- 修正や提出形式に変換するための時間を見ておく
期限を守ることは、いろんな人にメリットを提供できますし、何よりも自分の価値を高めてくれます。
社会人としては当たり前のレベルのことを書きましたが、仕事を生き生きしている人たちが、みんな地道にやっていることで、大事だなと思ったので書きました。
