期限を守るべき理由と対策
2019.01.28 ✎ Wrote by Takuro Nakayama
なぜ期限を守れないのか？
期限を守ることをほとんどの人は「それは大切なことだ」という認識はあるのではないか。
しかし業務の中では期限や納期を守れない人が一定数いる。
「ちょっと立て込んでいて・・・」「急な案件が発生して・・・」
本人も怠けていたわけではなく、一生懸命やっているもののどうしても期日が守れないということがあるかもしれない。
ではなぜ期日を守れないのか？
それは依頼されている作業の見積もりが甘いということ。
3日後までに資料作成を依頼されたとしたら、3日目に取りかかっては間に合わない可能性があるわけで、そもそも3日目のどの時点までにどの程度できている必要があるのかも、考えられていないとすると、実際に作ったところで、依頼者の意図と違うものを作っていたとしたら、そこでアウトになってしまう。
「いや、欲しいのはそれじゃなくて・・・」
「方向性はいいのだけど、ここも大事なところだから追加しておいて！」
などオーダに対してアジャストしていく時間も考慮しておかないと、意外と工数がかかったり、思ったよりも難しいという、想定外にも対応することができる。
これは特に上司と仕事をするときに重要なスタンスだと思し、そのまま評価につながるものだと思う。
どうしたら期限を守れるのか？
先のもし3日後までに資料作成を頼まれた場合、まず依頼された時にまず確認すべきことは以下の点だ。
何のために必要なのか？
=資料の精度やどの程度作りこむ必要があるのか。
その資料が何に使われるのかによって、資料作成で重視すべき点が異なってくる。
顧客に見せる資料なのか、上司の資料集めのためなのか、上層部がその資料を必要としているのかなど・・・
把握しておくことによりどんな資料を作らないといけないのか考え、そのために必要な時間を算出することができる。
依頼者に細かにレポートをする
特に管理している立場であれば理解できることだと思うが、細かい情報でも報告があると助かるものだ。いちいち管理者が確認しにいかないと「今どんなステータスなのか」「手立てを打つべきことはないのか」がわからないというのは非常に不安でしかない。もし依頼した業務が仮にギリギリに上がってくるとしても、事前に「ギリギリになります」と聞いているのと、何のレポートもなくギリギリになるのでは、安心感や信頼感が異なる。
そしてなるべく依頼したものをギリギリにやるのではなく、荒削りの状態でも一度どんな方向性で進んでいるのかレポートするなら、もし修正や方向性の違いなどがある場合も、お互いに早めにフォローし合える。
報告や相談を受けて嫌な管理者はいない。
忙しそうにしていてもしっかり報告するすることにより、結果的に求められた品質に応えやすくなるし、それに伴い評価ももらえるはずだ。
期限を守るメリット
そもそもできる人に仕事が集まるのはなぜだろうか？フリーランスでずっと仕事が続いている人はどんな人だろうか？
仕事のクオリティが高い、モチベーションが高い、人柄がいい、、、
もちろん色々な理由があるかもしれないが、一番の理由は「どんな時も納期を守っている」からだろう。また総じてそのような人はレスポンスが早く、作業のネックになる部分は事前にフィードバックをくれる人だ。
人は安心・安全を無意識に求める生き物なので、なるべくリスクを避けようと本能的にする。
決められた期限に常に応えていると、その人の評価は確実に上がり、「この人に任せたい」「この人しかお願いできない」というようになる。
そのような人に仕事は集まるし、新しいチャンスもそのような人に訪れるのではないだろうか。
期限を守れないことは本来不要の金銭的、体力的なコストを払うことになるし、それがどんなに自分にとってデメリットになるかをよく考えることが大事だと思う。
それに対して、前もって期限を守るために必要なタスクや考慮すべきことを分解しておく必要がある。
期限を守るために考慮すべきこと
- 誰からのオーダーで何を求められているか？
- どんなクオリティで出すべきか確認する
- 期限を守る上でリスクになることは何か？
- 事前に初稿・納期までのタイムスケジュールを依頼者と詰める
- イレギュラーなことが起きたらすぐ状況と見込みを事実のみ伝える
- 初稿はなるべく早めにドラフト状態で良いので共有する
- 修正や提出形式に変換するための時間を見ておく
期限を守ることは、いろんな人にメリットを提供できますし、その人の価値を高める実績です。
もっと大きな仕事をしたいのであれば期限を全力で守るようにしましょう！